Việc theo dõi và phân tích doanh thu là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền và đánh giá hiệu quả kinh doanh. Nếu bạn đang tìm kiếm 5 mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel miễn phí để áp dụng ngay cho cửa hàng hoặc doanh nghiệp của mình, bài viết này sẽ cung cấp đầy đủ file tham khảo, hướng dẫn sử dụng và cách tối ưu báo cáo chuẩn năm 2026. Các mẫu được thiết kế đơn giản, dễ chỉnh sửa và phù hợp cho shop nhỏ, quán cà phê, nhà hàng đến doanh nghiệp SME.

Nội dung bài viết

1. Giới thiệu

Trong kinh doanh, quản lý doanh thu luôn là yếu tố sống còn quyết định sự tăng trưởng và lợi nhuận của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều cửa hàng và doanh nghiệp nhỏ vẫn đang theo dõi doanh thu bằng cách ghi chép thủ công hoặc nhập liệu rời rạc, dễ sai sót và khó tổng hợp. Đây là lý do vì sao mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel vẫn được tìm kiếm rất nhiều trong năm 2026.

Excel là công cụ miễn phí, dễ sử dụng và linh hoạt, phù hợp với từ shop online, cửa hàng bán lẻ đến doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chỉ với một file được thiết kế sẵn, bạn có thể theo dõi doanh thu theo ngày, tháng, sản phẩm hoặc nhân viên một cách rõ ràng và trực quan.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp 5 mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel miễn phí năm 2026 được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Mỗi mẫu đều có cấu trúc rõ ràng, dễ chỉnh sửa và có thể áp dụng ngay vào thực tế kinh doanh. Ngoài ra, bài viết còn hướng dẫn cách sử dụng và những lưu ý quan trọng để bạn khai thác tối đa hiệu quả của file Excel.

Nếu bạn đang tìm kiếm file tải miễn phí, dễ dùng và phù hợp cho mô hình kinh doanh của mình, hãy tham khảo ngay các mẫu bên dưới.

2. Báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel là gì?

2.1 Khái niệm

Báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel là file bảng tính được thiết kế nhằm tổng hợp, thống kê và phân tích toàn bộ doanh thu phát sinh trong quá trình kinh doanh. Thông qua hệ thống công thức tự động và biểu đồ trực quan, file Excel giúp người dùng theo dõi chi tiết tình hình bán hàng theo từng mốc thời gian, sản phẩm hoặc nhân viên.

Một mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel thường bao gồm các thông tin như:

  • Tổng doanh thu theo ngày, tháng hoặc năm
  • Số lượng đơn hàng
  • Doanh thu theo từng sản phẩm
  • Doanh số theo nhân viên
  • Lợi nhuận và chi phí liên quan

Nhờ khả năng tính toán bằng các hàm như SUM, SUMIF, COUNTIF hoặc Pivot Table, Excel giúp giảm sai sót khi nhập liệu và đảm bảo độ chính xác của số liệu.

2.2. Vai trò trong quản lý kinh doanh

Trong hoạt động kinh doanh, báo cáo doanh thu đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả bán hàng và ra quyết định chiến lược. Khi sử dụng báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel, chủ cửa hàng và nhà quản lý có thể:

  • Theo dõi tình hình kinh doanh theo từng giai đoạn
  • Xác định sản phẩm bán chạy và sản phẩm tồn kho
  • Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
  • So sánh doanh thu thực tế với mục tiêu đề ra
  • Lập kế hoạch kinh doanh cho kỳ tiếp theo

Việc có một file báo cáo rõ ràng, cập nhật thường xuyên giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền tốt hơn và hạn chế rủi ro tài chính.

2.2 Vì sao nên dùng Excel thay vì phần mềm?

Mặc dù thị trường có nhiều phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, nhưng báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel miễn phí vẫn được nhiều shop và doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn vì các lý do sau:

Miễn phí

Excel là công cụ phổ biến và chi phí thấp. Doanh nghiệp không cần trả phí duy trì hàng tháng như khi sử dụng phần mềm quản lý. Điều này đặc biệt phù hợp với cửa hàng mới khởi nghiệp hoặc mô hình kinh doanh nhỏ.

Dễ tùy chỉnh

Người dùng có thể tự thiết kế và chỉnh sửa mẫu báo cáo doanh thu theo nhu cầu riêng. Bạn có thể thêm cột dữ liệu, chỉnh sửa công thức hoặc thay đổi biểu đồ để phù hợp với đặc thù ngành nghề mà không bị giới hạn bởi hệ thống cố định.

Phù hợp shop nhỏ và SME

Với quy mô dưới một đến hai chi nhánh, Excel hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu theo dõi doanh thu, tính lợi nhuận và kiểm soát chi phí. Đây là giải pháp quản lý doanh thu hiệu quả và tiết kiệm cho các shop bán lẻ, cửa hàng online và doanh nghiệp vừa.

Không cần kỹ thuật phức tạp

Việc sử dụng báo cáo doanh thu trên Excel không đòi hỏi kiến thức lập trình hay kỹ thuật chuyên sâu. Chỉ cần nắm được các hàm cơ bản và cách nhập dữ liệu, người dùng đã có thể tự quản lý hoạt động kinh doanh một cách chủ động.

2.3 Khi nào nên chuyển sang phần mềm quản lý?

Dù mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel mang lại nhiều lợi ích, nhưng khi quy mô kinh doanh mở rộng, công cụ này có thể không còn đáp ứng đủ nhu cầu quản lý.

Bạn nên cân nhắc chuyển sang phần mềm quản lý bán hàng khi:

Doanh thu lớn

Khi số lượng đơn hàng tăng nhanh và dữ liệu phát sinh nhiều mỗi ngày, việc nhập liệu thủ công trên Excel có thể mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.

Đa chi nhánh

Nếu doanh nghiệp có nhiều cửa hàng hoặc nhiều điểm bán, việc tổng hợp dữ liệu trên nhiều file Excel riêng lẻ sẽ phức tạp và khó đồng bộ.

Cần đồng bộ kho – công nợ – khách hàng

Khi hoạt động kinh doanh đòi hỏi quản lý tồn kho theo thời gian thực, theo dõi công nợ khách hàng và lưu trữ dữ liệu khách hàng chi tiết, phần mềm chuyên dụng sẽ tối ưu hơn so với Excel.

Trong giai đoạn đầu, sử dụng báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel miễn phí năm 2026 là giải pháp hợp lý để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển mạnh và cần tự động hóa nhiều quy trình, việc đầu tư hệ thống quản lý chuyên nghiệp sẽ giúp vận hành hiệu quả và bền vững hơn.

3. Tổng hợp 5 mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel miễn phí 2026

3.1 Mẫu báo cáo doanh thu theo ngày

Mẫu báo cáo doanh thu theo ngày phù hợp với shop bán lẻ và cửa hàng nhỏ cần theo dõi dòng tiền sát sao mỗi ngày. File Excel này thường bao gồm ngày bán, số lượng đơn hàng, tổng tiền thu được và lợi nhuận trong ngày. Nhờ đó, bạn có thể biết hôm nay bán được bao nhiêu, ngày nào doanh thu cao nhất và thời điểm nào cần đẩy mạnh bán hàng. Đây là mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel miễn phí rất phù hợp với shop mới mở hoặc mô hình kinh doanh có doanh thu biến động liên tục.

3.2 Mẫu báo cáo doanh thu theo quý

Nếu bạn muốn có cái nhìn tổng quan hơn thay vì theo dõi từng ngày, mẫu báo cáo doanh thu theo tháng sẽ là lựa chọn phù hợp. File này tổng hợp tổng doanh thu của từng tháng, có thể so sánh với tháng trước và hiển thị biểu đồ tăng trưởng trực quan. Nhờ đó, bạn dễ dàng nhận biết doanh thu đang tăng hay giảm và lập kế hoạch cho tháng tiếp theo. Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel miễn phí năm 2026 theo tháng phù hợp với cửa hàng đã hoạt động ổn định và cần đánh giá hiệu quả kinh doanh theo chu kỳ.
h theo chu kỳ.

3.3 Mẫu báo cáo doanh thu theo sản phẩm

Với những shop có nhiều mặt hàng, việc theo dõi doanh thu theo từng sản phẩm là rất quan trọng. Mẫu báo cáo này thường bao gồm tên sản phẩm, số lượng bán ra, doanh thu từng sản phẩm và danh sách các sản phẩm bán chạy nhất. Nhờ đó, bạn sẽ biết mặt hàng nào đang tạo ra nhiều tiền nhất và mặt hàng nào bán chậm để có hướng xử lý phù hợp. Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel miễn phí theo sản phẩm giúp tối ưu tồn kho và tăng lợi nhuận hiệu quả.

3.4 Mẫu báo cáo doanh thu theo nhân viên

Đối với cửa hàng có đội ngũ nhân viên bán hàng, mẫu báo cáo doanh thu theo nhân viên giúp quản lý hiệu suất làm việc rõ ràng hơn. File Excel thường thể hiện tên nhân viên, doanh số đạt được, mức hoàn thành KPI và hoa hồng tương ứng. Điều này giúp việc đánh giá hiệu quả làm việc trở nên minh bạch, đồng thời tránh sai sót khi tính lương thưởng. Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel miễn phí năm 2026 theo nhân viên đặc biệt phù hợp với mô hình kinh doanh có nhiều nhân sự sale.

Tải miễn phí mẫu 4: Mẫu báo cáo doanh thu theo nhân viên.

3.5 Mẫu báo cáo doanh thu quán cafe, nhà hàng

Mẫu báo cáo doanh thu quán cafe, nhà hàng là công cụ hỗ trợ quản lý theo dõi chính xác doanh thu theo ngày, tuần hoặc tháng một cách hệ thống và rõ ràng. Thông qua việc tổng hợp số liệu bán hàng theo từng giai đoạn, chủ quán có thể dễ dàng so sánh doanh thu giữa các thời điểm, từ đó nhận diện xu hướng tăng trưởng, thời điểm cao điểm – thấp điểm và hiệu quả của các chương trình khuyến mãi. Đây là cơ sở quan trọng giúp nhà hàng, quán cà phê đưa ra quyết định điều chỉnh chiến lược kinh doanh kịp thời và tối ưu lợi nhuận.

4. Hướng dẫn cách lập báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel từ A–Z

Việc tự tạo báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel không quá phức tạp nếu bạn nắm được quy trình và các công thức cơ bản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ bước tạo bảng dữ liệu đến xây dựng biểu đồ trực quan, giúp bạn chủ động quản lý doanh thu một cách chính xác và chuyên nghiệp.

Bước 1: Tạo bảng dữ liệu chuẩn

Trước tiên, bạn cần tạo một bảng dữ liệu gốc bao gồm các cột thông tin cơ bản như: ngày bán, mã đơn hàng, tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, doanh thu và nhân viên phụ trách. Việc chuẩn hóa cấu trúc dữ liệu ngay từ đầu giúp hạn chế sai sót và thuận tiện cho việc tổng hợp sau này.

Nên nhập dữ liệu theo từng dòng tương ứng với mỗi đơn hàng và tránh để trống ô trong bảng tính.

Bước 2: Nhập công thức tính tổng doanh thu

Sau khi có dữ liệu, bạn tiến hành tính doanh thu cho từng dòng bằng công thức:

Doanh thu = Số lượng x Đơn giá

Bạn có thể sử dụng công thức nhân trực tiếp trong Excel và sao chép công thức xuống toàn bộ cột để tự động tính cho các dòng còn lại.

Bước 3: Sử dụng hàm SUM và SUMIF

Để tính tổng doanh thu theo ngày, theo tháng hoặc theo sản phẩm, bạn sử dụng các hàm tính tổng như SUM hoặc SUMIF. Đây là bước quan trọng trong quá trình lập báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel vì giúp tổng hợp dữ liệu nhanh chóng và chính xác.

Ví dụ:

  • SUM dùng để tính tổng toàn bộ doanh thu
  • SUMIF dùng để tính tổng doanh thu theo điều kiện, chẳng hạn theo từng nhân viên hoặc từng sản phẩm

Bước 4: Tạo Pivot Table

Pivot Table là công cụ mạnh mẽ giúp bạn tổng hợp và phân tích dữ liệu linh hoạt. Chỉ với vài thao tác kéo thả, bạn có thể tạo báo cáo doanh thu theo tháng, theo sản phẩm hoặc theo nhân viên mà không cần nhập lại công thức.

Đây là tính năng quan trọng nếu bạn muốn nâng cấp mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel lên mức chuyên nghiệp hơn.

Bước 5: Vẽ biểu đồ trực quan

Sau khi tổng hợp số liệu, bạn nên tạo biểu đồ cột, biểu đồ đường hoặc biểu đồ tròn để trực quan hóa dữ liệu. Biểu đồ giúp bạn nhanh chóng nhận biết xu hướng tăng trưởng, sản phẩm bán chạy hoặc giai đoạn doanh thu giảm.

Một báo cáo có biểu đồ rõ ràng sẽ dễ trình bày với quản lý hoặc nhà đầu tư hơn so với bảng số liệu thuần túy.

5. Những lỗi thường gặp khi làm báo cáo doanh thu

Trong quá trình lập báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel, nhiều cửa hàng và doanh nghiệp nhỏ thường gặp phải những sai sót khiến số liệu thiếu chính xác hoặc khó kiểm soát. Việc nhận diện sớm các lỗi phổ biến sẽ giúp bạn hạn chế rủi ro tài chính và nâng cao hiệu quả quản lý kinh doanh.

Dưới đây là những lỗi thường gặp khi làm báo cáo doanh thu và cách khắc phục.

5.1. Sai công thức tính toán

Đây là lỗi phổ biến nhất khi lập báo cáo doanh thu bằng Excel. Việc nhập sai công thức, kéo thiếu dòng hoặc chỉnh sửa nhầm ô chứa công thức có thể khiến tổng doanh thu bị lệch mà người dùng không phát hiện kịp thời.

Để hạn chế sai sót, bạn nên:

  • Sử dụng công thức tự động thay vì nhập số liệu thủ công
  • Kiểm tra lại kết quả sau khi nhập công thức
  • Khóa các ô chứa công thức quan trọng để tránh chỉnh sửa nhầm

Việc đảm bảo công thức chính xác là yếu tố cốt lõi giúp báo cáo doanh thu phản ánh đúng tình hình kinh doanh.

5.2. Trùng dữ liệu đơn hàng

Nhập trùng đơn hàng hoặc ghi nhận doanh thu hai lần có thể khiến số liệu bị phóng đại, gây sai lệch khi đánh giá hiệu quả kinh doanh. Lỗi này thường xảy ra khi nhiều người cùng nhập dữ liệu hoặc khi không có quy trình kiểm soát rõ ràng.

Để tránh trùng dữ liệu, bạn nên:

  • Sử dụng mã đơn hàng riêng cho mỗi giao dịch
  • Dùng tính năng lọc hoặc COUNTIF để kiểm tra dữ liệu trùng
  • Quy định một người phụ trách nhập và kiểm tra dữ liệu

Kiểm soát tốt dữ liệu đầu vào sẽ giúp báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel chính xác và đáng tin cậy hơn.

5.3. Không kiểm soát công nợ

Nhiều cửa hàng chỉ ghi nhận doanh thu mà không theo dõi công nợ khách hàng hoặc nhà cung cấp. Điều này khiến báo cáo thể hiện doanh thu cao nhưng dòng tiền thực tế lại không đảm bảo.

Khi lập báo cáo doanh thu, bạn nên tách rõ:

  • Doanh thu đã thu tiền
  • Doanh thu còn công nợ
  • Thời hạn thanh toán

Việc quản lý công nợ song song với báo cáo doanh thu giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền hiệu quả và hạn chế rủi ro tài chính.

5.4. Không sao lưu file báo cáo

Báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel thường được lưu trữ trên máy tính cá nhân. Nếu không sao lưu định kỳ, việc mất file do lỗi thiết bị hoặc virus có thể khiến doanh nghiệp thất thoát toàn bộ dữ liệu quan trọng.

Để đảm bảo an toàn, bạn nên:

  • Sao lưu file định kỳ trên ổ cứng ngoài
  • Lưu trữ bản sao trên nền tảng đám mây như Google Drive
  • Đặt mật khẩu bảo vệ file quan trọng

Việc sao lưu thường xuyên không chỉ giúp bảo vệ dữ liệu mà còn đảm bảo quá trình quản lý doanh thu diễn ra liên tục và ổn định.

Tránh được những lỗi trên sẽ giúp báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel miễn phí năm 2026 hoạt động hiệu quả, chính xác và hỗ trợ tốt cho việc ra quyết định kinh doanh. Nếu bạn muốn, tôi có thể viết thêm phần FAQ chuẩn Featured Snippet để tăng khả năng lên Top tìm kiếm.

Xem thêm tại đây: 5+ Phần mềm quản lý đơn hàng online miễn phí & trả phí đáng dùng 2026

6. So sánh Excel và phần mềm quản lý bán hàng

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa Excel và phần mềm quản lý bán hàng để bạn dễ dàng đánh giá và lựa chọn giải pháp phù hợp:

Tiêu chíExcelPhần mềm quản lý bán hàng
Chi phíMiễn phí hoặc đã bao gồm trong bộ OfficeCó phí theo tháng hoặc năm
Mức độ tự độngThấp, chủ yếu nhập liệu và tính toán thủ côngCao, tự động đồng bộ đơn hàng, tồn kho, công nợ
Tính chính xácDễ sai sót nếu nhập sai công thứcHạn chế lỗi do hệ thống xử lý tự động
Quản lý tồn khoCập nhật thủ côngTự động trừ kho theo đơn hàng
Quản lý công nợTheo dõi thủ côngTheo dõi tự động, nhắc công nợ
Báo cáo doanh thuPhải tự tạo biểu đồ, Pivot TableCó sẵn báo cáo trực quan theo thời gian thực
Phù hợp vớiShop nhỏ, kinh doanh cá nhân, SME mới khởi nghiệpDoanh nghiệp lớn, nhiều chi nhánh
Khả năng mở rộngHạn chế khi dữ liệu lớnMở rộng linh hoạt theo quy mô

Tóm lại, Excel phù hợp với cửa hàng nhỏ và mô hình kinh doanh đơn giản, ít sản phẩm và ít nhân sự. Khi doanh thu tăng trưởng mạnh, có nhiều chi nhánh hoặc cần quản lý chuyên sâu về kho – công nợ – khách hàng, doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển sang phần mềm quản lý bán hàng để tối ưu vận hành và tiết kiệm thời gian.

7. Câu hỏi thường gặp

Báo cáo doanh thu bán hàng gồm những gì?

Báo cáo doanh thu bán hàng thường bao gồm: thời gian bán hàng, mã đơn, tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng tiền, chiết khấu (nếu có), công nợ và tổng doanh thu theo ngày, tuần hoặc tháng. Một số báo cáo nâng cao còn có lợi nhuận, tồn kho và biểu đồ phân tích xu hướng.

File Excel có dùng được trên Google Sheet không?

File Excel hoàn toàn có thể mở và chỉnh sửa trên Google Sheet. Tuy nhiên, một số công thức nâng cao như Macro hoặc định dạng phức tạp có thể cần điều chỉnh lại để tương thích hoàn toàn với hệ thống của Google.

Nên làm báo cáo theo ngày hay theo tháng?

Việc lập báo cáo theo ngày hay theo tháng phụ thuộc vào mô hình kinh doanh. Shop nhỏ hoặc quán ăn nên theo dõi doanh thu hàng ngày để kiểm soát dòng tiền. Doanh nghiệp lớn nên kết hợp báo cáo ngày, tuần và tháng để phân tích xu hướng dài hạn.

Trên đây là tổng hợp 5 mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel miễn phí giúp bạn dễ dàng quản lý doanh thu, kiểm soát chi phí và theo dõi hiệu quả kinh doanh một cách khoa học. Tùy vào quy mô và mô hình hoạt động, bạn có thể lựa chọn mẫu phù hợp hoặc tùy chỉnh thêm để tối ưu quản lý. Nếu doanh nghiệp đang phát triển và cần tự động hóa nhiều hơn, bạn cũng nên cân nhắc giải pháp phần mềm để nâng cao hiệu suất vận hành trong tương lai.

Liên hệ để được tư vấn:

  • Hotline: 0901 888 903
  • Website: https://miniapp.vn/
  • Địa chỉ: Tòa nhà Thanh Long, 456 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường Thạnh Mỹ Tây, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
5/5 - (1 bình chọn)